Dematerialisation – CETRAFACT

Enjeux

Le développement de la dématérialisation et du numérique en général favorise l’augmentation du volume de factures électroniques échangées entre les différents acteurs. Les entreprises peuvent mobiliser leurs créances commerciales auprès des factors grâce aux solutions proposées notamment par certains éditeurs de logiciels, promoteurs de solutions numériques.

De nombreux arguments militent en faveur de la dématérialisation des échanges numériques, en particulier concernant le processus de facturation :

  • L’émission et l’acheminement de commandes, factures, pièces justificatives
  • L’enregistrement, la conservation et la traçabilité de documents comptables et contractuels
  • Le coûts et les erreurs de mise en circulation interne, de ressaisies
  • La difficulté de mise en place d’outils de gestion automatisés des factures papier

Avantages

Abaissement des coûts de fonctionnement

Comme souvent dans le basculement vers le numérique, un premier niveau de bénéfices concerne les coûts de transfert, de traitement, de contrôle, notamment par l’automatisation d’une partie des traitements.

Accélération du financement

Grâce à la dématérialisation, via CETRAFACT, les créances numériques sont transmises plus rapidement au factor, ce qui réduit le délai pour obtenir le financement. En effet, le factor intégrant également un flux électronique pourra se positionner plus rapidement sur sa capacité à financer les factures transmises. Le financement sera accéléré grâce à la transmission des informations dématérialisée. L’impact est positif tant pour le cédant que pour le factor.

Sécurisation des cessions de créances

Les cessions électroniques peuvent être plus fortement sécurisées lorsqu’elles sont échangées sous forme numérique. Cela réduit notamment le risque de fausses factures et de doubles cessions. L’abaissement du risque a pour conséquence l’abaissement du coût du crédit et l’augmentation des volumes de crédit que les institutions financières peuvent distribuer. L’apport du numérique à la cession de créances crée les conditions d’une augmentation significative de la diffusion de crédit à court terme « adossé » à la facture.
Avec CETRAFACT, la cession électronique de créances permet l’industrialisation du processus de financement et sa sécurisation. Elle permettra un développement accru du financement court terme au bénéfice d’entreprises qui aujourd’hui souffrent d’un manque d’accés au crédit.

Retour sur investissement

Pour l’entreprise

  • Innovation, développement de l’entreprise
  • Efficience pour réduire les coûts de traitement
  • Organisation, réduction du volume de tâches lourdes en traitement manuel et des erreurs
    de transcription des données
  • Sécurisation dans l’acheminement des documents (et ainsi éviter les risques de pertes
    de documents dans les courriers)
  • Amélioration des relations clients-fournisseurs en réduisant les litiges liés aux traitements
    des factures (en évitant la perte ou le retard des factures dans le flux postal, le risque
    d’envoi en doublon…)
  • Image « éco responsable » présentée comme argument commercial fort pour la promotion
    et la valorisation de l’entreprise.

Pour les établissements financiers

  • Amélioration de la qualité et de la satisfaction client
    • Réduction des délais, simplification administrative
    • Interactivité, fluidité, sécurisation des échanges
  • Réponse aux nouveaux besoins clients
    • Nouveaux modes de financement
    • Nouveaux services basés sur les échanges numériques
  • Maîtrise du risque
    • Réduction des anomalies
    • Rapidité de détection et de résolution des litiges
  • Augmentation du volume d’activité
  • Réduction des freins liés aux traitements manuels
  • Elargissement de la cible de clientèle.

Solutions

Chaque factor met à disposition de ces clients un cahier des charges des échanges de données à mettre en œuvre dans le cadre de leurs contrats.

Plusieurs documents électroniques sont à remettre aux factors dans le cadre d’une cession, les modes d’échanges pouvant varier (portail dédié avec identification, envoi mail, dépôt sur serveur, etc…)

Aux fichiers de base, le factor peut également demandés d’adjoindre les factures cédés au format pdf adossé de la mention de subrogation ainsi que des documents justificatifs.

Pour l’adhérent, plusieurs types de solutions sont envisageables pour pouvoir répondre à ces spécifications techniques :

  • Utiliser les fonctions d’export de son logiciel comptable ou de son logiciel de gestion (moins fiable et déconseillé par les factors) et les reformater.
    Cette méthode peut se révéler complexe et incertaine, notamment concernant le temps à passer et les erreurs manuelles de manipulation.
  • Faire développer un connecteur en interne ou par un prestataire pour générer les fichiers demandés. Cette option peut engendrer des coûts élevés et des délais de mise en production non mesurables.
  • Acquérir une solution clef en main comme CETRAFACT 20, qui intègre les fonctions d’extraction du logiciel comptable associée à des outils complémentaires puissants de gestion et de contrôle dédiés aux spécificités de l’affacturage.